Ngày áp dụng: 23/10/2025
Phạm vi: Toàn hệ thống WORAA/TOKOO (bán lẻ điện tử & gia dụng).
Mục tiêu: Bảo đảm an toàn tiền – đúng pháp lý – số liệu 1 nguồn, tối ưu dòng tiền và lợi nhuận theo chi nhánh/SKU.
1) Nguyên tắc & Phân quyền
- Tách bạch 4 khâu: Lập chứng từ ↔ Phê duyệt ↔ Thu/Chi ↔ Ghi sổ/Đối soát.
- “4 mắt/6 mắt” cho mọi khoản chi > hạn mức; dùng ma trận phê duyệt (Payment Matrix).
- Hạn mức tiền mặt tại quỹ; mọi chi > X triệu bắt buộc chuyển khoản.
- Ngân hàng: tài khoản công ty, phân quyền iBank; giao dịch > Y triệu yêu cầu 2 chữ ký.
- Chứng từ số: Hóa đơn điện tử, ảnh biên bản lắp đặt, serial; lưu trên Drive/ERP theo mã đơn.
- Tuân thủ: Quy định thuế/kế toán hiện hành; hoá đơn đúng tên, mã số thuế, nội dung.
2) Chu trình Order‑to‑Cash (O2C) – Bán hàng & Thu tiền
Mục tiêu: Thu đúng, nộp đúng ngày, khớp 100% đơn.
Bước làm:
- Tạo đơn trên Woo/ERP (đầy đủ: model, serial, phí giao lắp, ghi chú).
- Giao/lắp (kèm biên bản & ảnh); cập nhật trạng thái Hoàn thành.
- Thu tiền:
- COD: kỹ thuật/thu ngân thu → phiếu thu → nộp quỹ cuối ca.
- Chuyển khoản: gửi chứng từ chuyển; kiểm tra nội dung CK = mã đơn.
- Thẻ/QR: theo chính sách hiện hành (không dùng kênh đã dừng).
- Nộp tiền – khóa ca: in Sổ quỹ ca; nộp két/nhập iBank.
- Đối soát ngày: khớp đơn – phiếu – sổ quỹ – sao kê; đánh dấu lệch (nếu có) và xử lý D+1.
SLA/Chuẩn đầu ra:
- Nộp tiền ≤ 21:30 cùng ngày (100% COD).
- Sao kê ngân hàng khớp 100% danh sách chuyển khoản theo mã đơn.
- Bộ hồ sơ đơn: HĐĐT/biên nhận + ảnh nghiệm thu + serial.
3) Chu trình Procure‑to‑Pay (P2P) – Mua hàng & Thanh toán
Mục tiêu: Mua đúng – đủ – tiết kiệm; thanh toán đúng hạn, tối ưu chiết khấu.
Bước làm:
- Đề nghị mua (PR) do Kho/Bán hàng lập → kèm tồn, dự báo bán.
- Báo giá & so sánh ≥ 2 NCC (nếu không độc quyền).
- Đơn đặt hàng (PO) → phê duyệt theo ma trận.
- Nhận hàng: phiếu nhập kho + kiểm serial, hình thức thùng.
- Nhận hóa đơn điện tử; đối chiếu PO/GRN/HĐ.
- Đề nghị thanh toán (Payment Request) trước H‑3 ngày so hạn NCC.
- Thanh toán (UNC/CK) → update ERP; lưu ủy nhiệm chi/bằng chứng trả.
- Đối chiếu công nợ tháng với NCC, xác nhận sai lệch.
SLA/Chuẩn đầu ra:
- PR→PO ≤ 24h với hàng chạy.
- Hóa đơn nhập ≤ 48h sau nhận hàng.
- Thanh toán đúng hạn; ưu tiên chiết khấu thanh toán nếu có.
4) Kho & Giá vốn (COGS)
- Phương pháp: FIFO theo serial; cấm xuất khi chưa có serial.
- Phiếu xuất lắp đặt gắn mã đơn + ảnh trước/sau.
- Kiểm kê: cuối tháng và đột xuất; chênh lệch lập biên bản & bút toán điều chỉnh.
- Hàng chậm xoay: báo cáo Aging tồn (≤30/60/90+ ngày); đề xuất khuyến mãi/luân chuyển chi nhánh.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn theo quy định kế toán khi cần.
5) Tiền mặt/Ngân quỹ & Ngân hàng (Treasury)
- Quỹ tiền mặt: hạn mức tối đa/chi nhánh; phiếu thu/chi; Kiểm kê cuối ngày (2 người ký).
- Ngân hàng: đối soát sao kê hằng ngày; gắn mã đơn trong nội dung CK; dùng Cash Pool để gom tiền về tài khoản chính.
- Dòng tiền 13 tuần (rolling): dự báo thu – chi theo tuần; họp treasury thứ 2.
- Quy tắc vàng: Bảo toàn tiền mặt ≥ 2–3 tháng OPEX.
6) Lương & Hoa hồng
Luồng: Chấm công/KPI → Bảng lương → Rà soát/Phê duyệt → Chi trả → Hạch toán → Lưu trữ.
- Chấm công/KPI: khóa ngày cuối tháng; xác nhận trưởng bộ phận.
- Hoa hồng: tính theo chính sách hiện hành (file cơ chế); đối soát đơn/thu tiền; trường hợp chia sẻ đơn: ghi rõ tỷ lệ phân bổ.
- Chi trả: chuyển khoản theo danh sách; bảo mật file lương; ký nhận điện tử.
- Thuế & BH: tính khấu trừ theo quy định; nộp đúng hạn.
- Bút toán: hạch toán lương, hoa hồng, trích trước, BH, công đoàn (nếu có).
7) Thuế & Kế toán
- Hóa đơn điện tử: phát hành ngay khi giao dịch hoàn tất; nội dung/thuế suất đúng thực tế.
- Kê khai thuế (GTGT/PIT/CIT…): lập lịch theo kỳ tháng/quý theo quy định; đối chiếu doanh thu – hóa đơn – sổ cái.
- Sổ sách: Chart of Accounts chuẩn; mapping từ Woo/ERP → sổ cái; khóa kỳ sau khi chốt.
- Lưu trữ: chứng từ điện tử theo mã đơn/năm; sao lưu định kỳ.
Lưu ý: Chính sách thuế có thể thay đổi; luôn rà soát văn bản mới và tham vấn đơn vị tư vấn khi triển khai.
8) Tài sản cố định & CAPEX
- Đề nghị đầu tư (Capex Request) → phân tích hiệu quả (payback/IRR đơn giản).
- Mua sắm – Nghiệm thu – Gắn mã TS.
- Khấu hao theo khung; kiểm kê TSCĐ định kỳ; thanh lý có biên bản và hạch toán lãi/lỗ.
9) Vay – Lãi – Nghĩa vụ
- Sổ vay: số hợp đồng, dư nợ, lãi suất năm, ngày trả, tài sản bảo đảm.
- Cách tính lãi ngày:
Lãi = Dư nợ × (LS năm/365) × Số ngày thực tế. - Kế hoạch trả nợ theo tháng; cảnh báo trước H‑5 ngày lịch trả.
- Chỉ số theo dõi: DSCR, Debt/EBITDA, Chi phí lãi/Doanh thu.
10) Đóng sổ & Báo cáo (Record‑to‑Report, R2R)
Lịch đóng sổ tháng (D+5):
- D+1: khóa bán hàng; đối soát quỹ & ngân hàng; khóa nhập xuất kho.
- D+2: hoàn tất hóa đơn còn thiếu; ghi nhận COGS; đối chiếu công nợ NCC/Khách.
- D+3: bút toán lương, khấu hao, phân bổ, dự phòng.
- D+4: soát sổ cái – sổ chi tiết; xử lý sai lệch.
- D+5: phát hành BCTC quản trị & dashboard.
Bộ báo cáo quản trị chuẩn:
- P&L theo chi nhánh/SKU (Gross margin, OPEX, EBIT).
- Bảng cân đối kế toán rút gọn.
- Dòng tiền (gián tiếp) + Forecast 13 tuần.
- Aging: AR/AP; Inventory Aging & Turnover.
- CCC (Cash Conversion Cycle) và cảnh báo tồn chậm.
11) Kiểm soát nội bộ & Rủi ro
- Gian lận/Thất thoát: cấm giữ tiền qua đêm (trừ khi được duyệt); kiểm kê đột xuất; camera tại két.
- Chargeback/Hoàn tiền: quy trình điều tra + biên bản; chỉ hoàn qua kênh đã thu.
- Sai lệch sổ sách: ticket xử lý; mọi điều chỉnh phải có bút toán + đính kèm.
- Sự cố hệ thống/iBank: quy trình dự phòng (offline voucher), nhập lại trong ngày; nhật ký sự cố.
12) RACI – ví dụ các đầu việc chính
| Công việc | Sales | Điều phối | Kho | Kế toán quỹ | Kế toán tổng hợp | Tài chính | Giám đốc |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Thu/đối soát COD | C | C | I | A/R | I | I | I |
| Chuyển khoản – KH | C | I | I | R | I | A | I |
| P2P – PO & nhận hàng | I | C | R | I | A/R | C | I |
| Thanh toán NCC | I | I | I | R | A | C | I |
| Đóng sổ tháng | I | I | I | C | A/R | C | I |
| Báo cáo quản trị | I | I | I | I | R | A | C |
R Thực hiện • A Chịu trách nhiệm cuối • C Tham vấn • I Nhận thông tin
13) KPI tài chính trọng yếu & Công thức
- Gross Margin % = (Doanh thu – COGS)/Doanh thu.
- OPEX Ratio = Chi phí vận hành/Doanh thu.
- AR Days (DSO) = (AR cuối kỳ/Doanh thu ngày).
- AP Days (DPO) = (AP cuối kỳ/COGS ngày).
- Inventory Days (DIO) = (Tồn kho/COGS ngày).
- CCC = DIO + DSO – DPO.
- Cash Runway = Tiền mặt & tương đương / OPEX tháng.
14) Biểu mẫu/Template (chuẩn hóa)
- Payment Request (Đề nghị thanh toán): PO/GRN/HĐ; hạn thanh toán; tài khoản NCC; luồng ký.
- Cash Count Sheet (Biên bản kiểm kê quỹ cuối ngày).
- Bank Reconciliation (Đối chiếu ngân hàng ngày/tháng).
- Inventory Count Sheet (Kiểm kê kho – serial).
- Capex Request (Đề nghị đầu tư TSCĐ).
- COD Log (Nhật ký COD theo ca).
- Payroll Summary (Bảng lương & hoa hồng – xuất từ cơ chế hiện hành).
15) Hệ thống & Dữ liệu
- Woo/ERP → Sổ cái: mapping tài khoản; tự động ghi nhận doanh thu/COGS khi hoàn thành đơn.
- Khóa kỳ: sau D+5; mọi điều chỉnh sau khóa phải có phiếu mở kỳ.
- Phân quyền: tối thiểu quyền – chỉ xem/chỉ ghi theo vai trò.
- Sao lưu: hàng ngày; phục hồi kiểm thử hàng quý.
16) Quản trị phiên bản
- v1.0 (23/10/2025): Khung chuẩn toàn hệ thống.
- Góp ý gửi Phòng Tài chính để cập nhật v1.1 (bổ sung chỉ tiêu/biểu mẫu theo thực tế).
Phụ lục A – Ma trận phê duyệt chi (ví dụ)
| Mức chi | Người đề nghị | Kế toán quỹ | Kế toán tổng hợp | Tài chính | Giám đốc |
|---|---|---|---|---|---|
| ≤ 5 triệu | R | A | I | I | I |
| 5–50 triệu | R | R | A | C | I |
| > 50 triệu | R | R | C | A | A |
Phụ lục B – Quy ước đặt tên chứng từ
KV-[Chi nhánh]_[Loại chứng từ]_[YYYYMMDD]_[Mã định danh]
Ví dụ: HN-QUY_PhieuThu_20251023_#DON1234
Phụ lục C – Checklist đóng sổ tháng (copy‑paste)
- Khóa bán hàng; đối soát POS/Woo – sổ cái.
- Khóa kho; ghi COGS theo FIFO/serial.
- Đối chiếu ngân hàng; xử lý tiền treo.
- Ghi nhận lương/khấu hao/phân bổ.
- Soát thuế suất – hoá đơn; lập tờ khai dự thảo.
- Xuất bộ báo cáo quản trị; gửi lãnh đạo phê duyệt.